Auskunftsanspruch des Arbeitnehmers nach Art. 15 DSGVO

Ein Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO besteht auch im Arbeitsverhältnis und kann vom Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden. Im Folgenden soll der Inhalt dieses Anspruches sowie ein Überblick über die aktuelle Rechtsprechung hierüber dargestellt werden.

Was beinhaltet der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO?

In Art. 15 DSGVO ist der Auskunftsanspruch des Betroffenen gegenüber dem datenschutzrechtlich Verantwortlichen geregelt. Nach Erwägungsgrund 63 S. 1 zur DSGVO soll die betroffene Person „ein Auskunftsrecht hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten, die erhoben worden sind, besitzen und dieses Recht problemlos und in angemessenen Abständen wahrnehmen können, um sich der Verarbeitung bewusst zu sein und deren Rechtmäßigkeit überprüfen zu können”. Art. 15 DSGVO soll also dem Betroffenen ermöglichen, seine Betroffenenrechte (Recht auf Löschung, Berichtigung und Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit, Art. 16 ff. DSGVO) sowie Schadensersatzansprüche (Art. 82 DSGVO) geltend zu machen.

Der Anspruch auf Auskunft enthält drei Anspruchsgegenstände:

• Die Antwort auf die Frage, ob überhaupt personenbezogene Daten der betroffenen Person verarbeitet werden.
• Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden: Welche personenbezogene Daten werden verarbeitet, sowie weitere Informationen hierzu wie z.B. die Verarbeitungszwecke, die Datenkategorien, die Empfänger, die Speicherdauer, die Herkunft der Daten etc.
• Anspruch auf Datenkopien: Der Verantwortliche hat Kopien der personenbezogenen Daten zu Verfügung zu stellen (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).

Welchen Umfang und welche Reichweite hat der Auskunftsanspruch?

Wie umfassend und weitreichend der Auskunftsanspruch zu beantworten ist, bereitet insbesondere im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses Probleme, da es sich um ein Dauerschuldverhältnis handelt, welches oft mehrere Jahre andauert. Entsprechend viele personenbezogene Daten werden in diesem langen Zeitraum verarbeitet.

Erschwerend kommt hinzu, dass sich auch die Rechtsprechung uneinig ist. Hier wird sowohl eine enge als auch eine weite Auslegung des Art. 15 DSGVO vertreten.

Teilweise wurde es von den unteren Gerichten für ausreichend erachtet, wenn die personenbezogenen Daten, die verarbeitet wurden, in Tabellenform aufgeführt und dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden. Nach anderer Ansicht hat der Arbeitgeber jedoch umfangreiche Kopien der personenbezogenen Daten an den Arbeitnehmer herauszugeben, und zwar in der Form, in der sie dem Verantwortlichen vorliegen, wie z.B. vollständige E-Mail-Verläufe oder interne Vermerke.

Der Bundesgerichtshof (Urt. v. 15.06.2021 – VI ZR 576/19) hielt ebenfalls Kopien interner Vermerke und die Kommunikation der Parteien vom Auskunftsanspruch erfasst und scheint sich daher ebenfalls der weiten Auffassung anzuschließen.

Das österreichische Bundesverwaltungsgericht hat in einem Vorlagebeschluss vom 09.08.2021 (AZ: W211 2222613-2/12, 9.8.2021) die Frage eines engen oder weiten Verständnisses von Art. 15 DSGVO dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) zur Klärung vorgelegt. Der EuGH entschied daraufhin (Urt. V. 04.05.2023, Az.: C-487/21), dass ein recht weites Verständnis vom Begriff der „Kopie“ anzulegen sei, also „dass diese Bestimmung der betroffenen Person das Recht verleiht, eine originalgetreue Reproduktion ihrer personenbezogenen Daten im Sinne einer weiten Bedeutung zu erhalten, die Gegenstand von Vorgängen sind, die als Verarbeitung durch den für diese Verarbeitung Verantwortlichen eingestuft werden müssen.“

Arbeitgeber sind daher gut beraten, wenn sie grundsätzlich umfangreiche Kopien der personenbezogenen Daten an den Arbeitnehmer herausgeben. Einfache tabellarische Aufzählungen der Stammdaten des Mitarbeiters dürften daher nicht ausreichen.

Die Geltendmachung des Auskunftsanspruches im Kündigungsschutzverfahren – Rechtsmissbrauch?

Immer häufiger wird der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO von Arbeitnehmern im Kündigungsschutzverfahren geltend gemacht. Oft liegt der Gedanke nahe, dass damit der Arbeitgeber unter Druck gesetzt werden soll, da er die Erfüllung des Anspruches aufgrund rechtlicher Unsicherheiten und des hohen Zeitaufwands scheut, und so die Zahlung einer höheren Abfindung das eigentliche Ziel des Arbeitnehmers ist. Es wird also vermutet, dass der Auskunftsanspruch aus zweckwidrigen Gründen geltend gemacht wird und daher ein Rechtsmissbrauch vorliegt.

Hier sollten Arbeitgeber jedoch Vorsicht walten lassen: Wird unrechtmäßig ein Rechtsmissbrauch angenommen und der Anspruch auf Auskunft nicht erfüllt, drohen teils empfindliche Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers. Es sollte daher sorgfältig geprüft werden, ob tatsächlich ein Rechtsmissbrauch vorliegen könnte.

Wie sollten Arbeitgeber in der Praxis mit dem Auskunftsanspruch umgehen?

Der Auskunftsanspruch wird immer häufiger gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht. Arbeitgeber sollten daher einige Punkte beachten, um damit rechtlich gut umzugehen.

Zum einen sollten dringend geeignete Maßnahmen und Prozesse etabliert werden, um innerhalb der gesetzlichen Monatsfrist dem Auskunftsverlangen nachkommen zu können.

Sind die Geltendmachung und das Anliegen des Arbeitnehmers unklar, sollte er zur Konkretisierung aufgefordert werden. 

Hier hilft auch Erwägungsgrund 63 dem Arbeitgeber: Dieser besagt, dass der Verantwortliche verlangen kann, dass die betroffene Person präzisiert, auf welche Informationen oder welche Verarbeitungsvorgänge sich ihr Auskunftsersuchen bezieht, bevor er ihr Auskunft erteilt, wenn er eine große Menge von Informationen über die betroffene Person verarbeitet.

In jedem Fall sollten Arbeitgeber das Auskunftsverlangen ernstnehmen und sich bei Unsicherheiten rechtlich beraten lassen.